Las automatizaciones saben en qué etapa está el caso de cada conversación. Así puedes hacer cosas distintas según la etapa: insistir a quien recibió una cotización, avisarle a tu equipo cuando una venta está por cerrarse o mandar una encuesta cuando se resuelve un reclamo.

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El disparador Entró a una etapa

Elige Entró a una etapa en Cuándo arranca, el Pipeline y, en Etapas, una o varias (si no eliges ninguna, arranca al entrar a cualquier etapa de ese pipeline).
  • Arranca sin importar quién movió el caso: una persona en el tablero o en el chat, una regla, los días sin respuesta, otra automatización o tu sistema por la API.
  • También arranca cuando un caso entra al pipeline (en su primera etapa) al recibir el motivo.
  • Sirve para WhatsApp y para Instagram.
  • Arranca aunque el equipo haya tomado la conversación, porque no lo dispara un mensaje del cliente.
  • Si en la conversación hay una ejecución esperando (en un paso Esperar, por ejemplo), se corta y arranca esta. Si hay una corriendo en ese momento, esta no arranca.
  • Si varias automatizaciones activas tienen este disparador para la misma etapa, arranca la más antigua.
Un caso puede entrar a una etapa mucho después del último mensaje del cliente (por ejemplo, cuando pasa a perdido por falta de respuesta). Si pasaron más de 24 horas, en WhatsApp solo puedes escribirle con una plantilla y en Instagram no puedes escribirle. Usa una plantilla de respaldo o la condición Ventana de 24 h abierta. Mira La ventana de 24 horas.

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Limitar un disparador a ciertas etapas

En los disparadores Palabra clave, Respuesta por defecto y Sin respuesta aparece Solo si el caso está en estas etapas (opcional). Si eliges una o varias, el disparador solo arranca si el caso abierto de la conversación está en alguna de ellas. Si no eliges ninguna, funciona como siempre, esté o no el caso en un pipeline. Así puedes responder distinto a la misma palabra según la etapa. Por ejemplo, un Sin respuesta de 2 días solo para Cotizando, y otro de 5 días solo para Negociando, cada uno con su mensaje.

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La condición Etapa del caso

En un paso Condición, elige Etapa del caso, El caso está en o El caso no está en, y una o varias etapas. Sale por Sí o por No. Si la conversación no tiene un caso abierto en un pipeline, cuenta como que no está en ninguna: El caso está en sale por No y El caso no está en sale por Sí. Si un paso anterior de la misma ejecución movió el caso con Mover a etapa, la condición ya ve la etapa nueva.

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Mover a etapa

En un paso Acción, elige Mover a etapa y la etapa. Mueve el caso de la conversación que está en un pipeline (el abierto o, si ya terminó en una etapa final, el último):
  • Puede mover hacia adelante o hacia atrás, y también a una etapa final (eso cierra el caso; en ventas, ganado registra la venta con el monto estimado).
  • Cuenta como un movimiento automático: no deja tope para las reglas y se puede deshacer desde el chat.
  • Queda en el historial de la conversación como “Por una automatización” y dispara las automatizaciones de esa etapa (salvo que haya otra ejecución corriendo, como la que lo movió).
  • Si la conversación no tiene un caso en un pipeline, o la etapa es de otro pipeline, la acción queda marcada con error en el historial de la ejecución y la ejecución sigue.

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Recetas

Para no perder ventas que se enfriaron después de mandar el precio.
  1. Disparador Sin respuesta, Después de 2 días, solo en la etapa Cotizando de tu pipeline Ventas.
  2. Paso Secuencia de seguimiento con dos mensajes con plantilla (ya pasaron más de 24 horas): “Hola , ¿pudiste ver la cotización? Si quieres la ajustamos” y, 3 días después, “¿Te reservo el pedido?”.
  3. Salida Respondió: paso Pasar a una persona, asignado al vendedor del caso.
  4. Salida No respondió: paso Acción › Mover a etapa › Perdido. Si prefieres que lo decida una persona, deja la salida sin conectar: los días sin respuesta de la etapa lo pasan a perdido igual.
Como el disparador está limitado a Cotizando, los clientes en Nuevo o Negociando no reciben este seguimiento.
Para que las ventas calientes las tome alguien con experiencia.
  1. Disparador Entró a una etapa, pipeline Ventas, etapa Negociando.
  2. Paso Acción con Asignar la conversación a quien cierra las ventas grandes.
  3. (Opcional, Crecimiento en adelante) Paso Solicitud HTTP a un webhook de Slack, Teams o tu CRM con el nombre del contacto y el link a la conversación, para que el aviso llegue donde trabaja tu equipo.
No mandes mensajes al cliente en esta automatización: el caso puede haber entrado a Negociando por una regla mientras el equipo ya estaba conversando.
Para medir cómo resolvió tu equipo cada incidencia.
  1. Disparador Entró a una etapa, pipeline Incidencias, etapa Resuelta.
  2. Paso Esperar 1 hora, para no escribir encima del último mensaje del equipo.
  3. Paso Pregunta de tipo Opciones: “¿Cómo resolvimos tu consulta?” con Muy bien, Regular y Mal, con una plantilla de respaldo por si se cerró la ventana.
  4. En cada opción, paso Acción › Guardar un dato en el campo satisfaccion del contacto. En Mal, además, Pasar a una persona asignado a quien supervisa la postventa.
Ten en cuenta que la respuesta del cliente abre un caso nuevo, porque el del reclamo ya está cerrado. Si Jev le pone otra vez el motivo de las incidencias, entra a Recibida: lo puedes pasar a Resuelta o cambiarle el motivo desde el chat.
Para que el propio cliente haga avanzar el caso.
  1. En tu bienvenida, después de una Pregunta “¿Qué necesitas?”, en la opción Quiero una cotización:
  2. Paso Acción › Mover a etapa › Cotizando.
  3. Paso Pregunta de tipo Texto para pedir qué producto y qué cantidad, guardando las respuestas en variables.
Combinado con un Sin respuesta limitado a Cotizando, ya tienes el seguimiento armado.
Prueba las automatizaciones por etapa en el simulador antes de publicarlas. Las acciones Mover a etapa no mueven casos reales mientras simulas.